¿Qué es la metodología Six Sigma y por qué te interesa aplicarla en tu despacho?

Es muy probable que hayas escuchado este término en multitud de ocasiones, pero que aún no sepas con certeza qué significa y a qué hace referencia. Sin tener claro lo anterior nunca podrás beneficiarte de ello aplicando esta metodología en tu despacho y obtener grandes ventajas que te hagan diferenciarte del resto. 

¿Cuál es el origen de Six Sigma? ¿Qué es Six Sigma?

Six Sigma es una marca registrada por Motorola en el año 1993. Motorola escogió este nombre ya que tenia como objetivo que su fabricación solo podía tener 3’4 funciones defectuosas por cada millón de creaciones. Lo cual significaba que los procesos en los que fabricasen sus aparatos serían viables en un 99’99966% de las ocasiones. 

Finalmente, se puso de moda este término convirtiéndose en una metodología más estandarizada. 

Actualmente Six Sigma es una metodología de proyecto que consiste en dar una mejor calidad a un proceso concreto. Para poder llevar a cabo esta metodología hay que apoyarse en estadísticas que midan los defectos o errores que existan en un proceso y reducirlo hasta llegar lo más próximo a 0%.

¿Cómo aplicar esta metodología de forma práctica para obtener resultados? 

Six Sigma se subdivide en dos metodologías de diferente aplicación:

Por un lado DMAIC: Define, Measure, Analyse, Improve and Control 

Este término hace referencia a 

Definir el proceso: mapeando el proceso, identificando los problemas que pueda tener y estableciendo el objetivo final y los requisitos para conseguirlo.

Medir el desempeño del proceso: registrando las actividades realizadas durante el proceso, mientras se comprueba si la empresa tiene la capacidad de cumplir con los requisitos de los procesos.

Analizar el proceso actual: para conocer  los motivos por los que el proceso varía o tiene un desempeño bajo. Es decir, identificar los pasos defectuosos del proceso.

Optimizar el desempeño del proceso: eliminando los motivos que causan los fallos en el proceso. Para ello, hace falta probar las diferentes variantes para encontrar la forma óptima de llevar a cabo el proceso.

Controlar el nuevo proceso y su desempeño: para evitar que se vuelva a caer en formas defectuosas de trabajar.

Por otro lado DMADV: Define, Measure, Analyse, Design, Verify

Definir los procedimientos: seguir en el proceso.

Preparar las medidas: para calcular el desempeño del proceso.

Analizar cuáles son las mejores prácticas y criterios: para poder medir y diseñar el nuevo proceso. Para ello, el equipo estudia las distintas actividades del proceso para comprobar si aportan valor o no, a la vez que tratan de localizar posibles errores. De esta forma, pueden revisar mejor los requerimientos para poder cumplir con los objetivos establecidos. 

Diseñar el proceso: basándose en los parámetros establecidos para conseguir el cumplimiento del desempeño óptimo estipulado.

Verificar el proceso: analizando el desempeño del proceso prestando atención a las métricas y parámetros establecidos.

Casos de Six Sigma en una empresa

Existen muchos sectores que se podrían poner de ejemplo al respecto. Principalmente, se conocen casos de aplicación de Six Sigma con resultados favorables a empresas de asistencia técnica, retail, banca internacional, empresas de ingeniería o cualquiera que tenga un alto grado de dificultad en su logística. 

¿Cómo aplicar Six Sigma en un despacho?

Cualquiera de las dos metodologías serían válidas y de aplicación para obtener los resultados que pretendemos: una mayor eficiencia, análisis de los errores llevados a cabo para no volver a repetirlos y tener así una obtención de mayores beneficios. 

Los aspectos principales que debemos tener en cuenta para poder aplicar este método en nuestro sector es que debemos:

• Realizar una medición constante y mejorar las operaciones para poder maximizar el valor que se ofrece al cliente.
• Aumentar los ingresos de una forma que podamos predecir. 
• Entender lo que hacemos y averiguar cómo se puede optimizar
• Continuar midiendo el resultado de las optimizaciones para así poder continuar con la mejora por medio de este proceso.

Como errores principales de cara a la identificación de los mismos en el proceso, podríamos centrarnos, como ejemplo, en: 

• La realización de multitud de revisiones innecesarias.
• La reelaboración o corrección de un documento.
• El exceso de tiempo que invertimos para la obtención de información.
• El tiempo que resulta improductivo gastado en reuniones, llamadas o diversas atenciones de forma personal que debamos realizar. 

Esta metodología aplicada en nuestro sector hará ver el proceso legal y el modelo de negocio como un procedimiento en el que podemos identificar y eliminar los diferentes obstáculos que nos encontremos, desperdiciando las actividades que nos restan tiempo y no aportan un valor adecuado al objetivo que pretendemos alcanzar. 

Reduciendo los desechos en el proceso y optimizando las diferentes áreas trabajadas en cuestión,  se puede reducir la variación de error y traducirla a una mayor eficiencia y eficacia en nuestro negocio. 

¿Y tú? ¿Te animas a aplicar esta metodología?