La figura del asistente o secretario del despacho ¿Es realmente valiosa?

La imagen que ofrece tu despacho tanto online, como en el mundo offline, es un factor de negocio clave ¿Qué apariencia tiene mi despacho para los clientes presenciales? Piensa por un momento en tu experiencia personal como cliente, cuando acudes a una cita médica, a una peluquería o a otros servicios en los que te atiende un profesional

Al entrar, posiblemente observarás, por ejemplo, las paredes, el suelo, los asientos, o lo luminoso que sea el ambiente. Pero seguro que todos coincidimos en que uno de los factores más importantes de nuestra visita es el trato que recibimos de la primera persona que nos atiende, quien nos recibe presencialmente o nos atiende al teléfono.

Esta persona es el denominado como “asistente”.

Lo principal para entender por qué es tan importante la figura del asistente reside en la idea que hemos señalado anteriormente: la imagen de tu firma.

Para elegir un asistente es importante buscar una persona que encaje con la imagen que quieres dar de tu despacho. Su amabilidad, manera de atender a las personas y gestionar situaciones complejas o, simplemente el tono de su voz, pueden marcar la diferencia de tu despacho respecto de otros.

Es crucial que sepas qué quieres mostrar a tus clientes, si a alguien de una edad determinada, qué te gustaría que transmitiera a la hora de hablar, o qué instrucciones quieres trasladarle para actuar ante situaciones incómodas o complicadas.

En muchas ocasiones se considera que la tarea de asistente debe ser realizada por una persona joven y sin experiencia,  probablemente becaria o que esté haciendo una pasantía, y que esta figura, incluso no debe ser remunerada. Esto es un error.

Contratar un asistente ¿Gasto o inversión?

Otro error muy común por parte de los abogados es pensar que un asistente es alguien que “no hace nada” o que, para asumir su coste, es preferible que sus tareas las realice el propio abogado.

Esto supone una gran equivocación ya que, el abogado necesita focalizar su esfuerzo en tareas de alto valor añadido desde el punto de vista jurídico, tratando de evitar tareas burocráticas y administrativas que les dispersen. Los abogados necesitan destinar mucho tiempo a la gestión de los clientes y procedimientos, así como a negociar y comunicarse con otros abogados, y con otras figuras de la administración de justicia.

¿De verdad crees que es rentable perder tiempo en ir a hacer fotocopias, coger el teléfono, trasladarte al juzgado, gestionar tu agenda o contestar emails?

Todos los que nos encontramos inmersos en el mundo jurídico sabemos que el estrés, la ansiedad y los imprevistos son algo muy usual; y no todo el mundo suele hacerles frente de la misma manera. Gestionar las emociones en este ámbito es muy importante y formar equipo con otra persona que nos ayude con ello lo es aún más.

¿Necesita un asistente formación jurídica o estar colegiado?

Un asistente necesita tener una formación y experiencia concreta en el ámbito administrativo, en particular en el secretariado jurídico o en formación de grado medio superior en administración. Cuanto mayor sea el volumen de trabajo que gestione ese despacho, mayor es la importancia que se le debe dar al asistente y mayor agilidad debe tener a la hora de resolver los problemas que se planteen.

Existen cursos de asistente jurídico dónde aprender cuáles son los puntos fundamentales de esta profesión; además debes tener en cuenta que según la rama en la que se especialice tu despacho esta persona deberá contar con unas características u otras.

Asimismo, la figura del asistente puede ser desempeñada por personas con formación jurídica, o incluso abogados colegiados que no quieren pleitear, o no les gusta trabajar como abogados por diversos motivos, como puede ser la gran carga de trabajo o el descontrol de horario en su jornada. Encontrar a una persona así para incorporar en tu despacho sería de gran ayuda.  Ya que en las situaciones dónde te encuentres ocupado o fuera del despacho esta persona podría resolver algunas dudas de los clientes, saber cómo tramitar ciertos temas o conocer de primera mano quienes componen el juzgado o el colegio de abogados.

Finalmente, lo más importante es que esa persona se complemente contigo como abogado y con tu forma de trabajar. No será fácil encontrarla, pero estoy segura de que existe, solo es cuestión de buscarla.